Ектс делопроизводитель требования к квалификации

Образец должностной инструкции делопроизводителя в 2020 году

Ектс делопроизводитель требования к квалификации

Должностная инструкция делопроизводителя определяет спектр функциональных обязанностей специалиста, ответственного за ведение документооборота в организации.
Скачать документбесплатно

ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции делопроизводителя .doc

Образец должностной инструкции делопроизводителя

  1. Делопроизводитель входит в категорию специалистов.
  2. Делопроизводитель назначается на должность и увольняется с неё приказом директора компании, по согласованию с его непосредственным начальником.
  3. Делопроизводитель находится в подчинении заместителя директора компании или иного руководящего лица в соответствии с действующим штатным расписанием.

  4. Лицо, которое принимается на должность делопроизводителя, обязано иметь законченное среднее образование и иметь документы об успешном прохождении соответствующих профессиональных курсов; требования по стажу работы по специальности к нему не предъявляются.

  5. Лицо, принятое на должность делопроизводителя, обязано обладать знаниями:
    • актуальных нормативов, определяющих процесс документооборота в компании;
    • законодательства, которое регулирует доступ к персональной информации и конфиденциальным данным;
    • внутренних правил компании, регулирующих процесс документооборота;
    • принципов составления аналитических документов по документообороту;
    • должностной структуры компании;
    • действующих системы электронного оборота документов в компании;
    • ведения базы данных документов компании;
    • типовых сроков и принципов обращения с документами;
    • требований к сохранности и хранению документации;
    • требований, предъявляемых законодательством и другими актами, к грамотному оформлению юридически значимых документов;
    • норм архивирования документов;
    • нормативов составления описи документов по заданным критериям;
    • правил функционирования офисного оборудования и используемого программного обеспечения.
  6. В своей деятельности делопроизводитель должен руководствоваться:
    • действующими законами;
    • положениями данной инструкции;
    • документами компании, относящимися к сфере своей компетенции.
  7. Во время отсутствия делопроизводителя (болезнь, командировка и пр.) его обязанности исполняет сотрудник, назначенный директором по согласованию с заместителем директора.
  8. Для обеспечения процесса бесперебойного функционирования системы оборота документов делопроизводителю дается право подписи в пределах его компетенции.

Делопроизводитель:

  1. Обрабатывает входящую корреспонденцию, регистрируя её и направляя в соответствующие подразделения компании.
  2. После получения соответствующих руководящих распоряжений отдает для исполнения необходимые документы.
  3. Ведет внутреннюю базу документов компании.
  4. Обеспечивает комплекс мер по сохранности документов.
  5. Обеспечивает ведение текущей документации компании.
  6. Осуществляет первичную сортировку и отбор документов.
  7. Контролирует доведение документов до их адресатов.
  8. Дает справки по документам компании.
  9. Занимается описью документов в соответствии с распоряжениями руководства.
  10. Контролирует корректность ведения документации подразделениями компании.
  11. Следит за актуальностью номенклатуры документации компании.
  12. Выполняет распоряжения руководителя в сфере своей компетенции.
  13. Соблюдает внутренние нормы компании в части безопасности, трудового распорядка и обращения с документами.

Права

Делопроизводитель обладает правами:

  1. На знакомство с проектами распоряжений, касающихся своей сферы деятельности.
  2. Вносить предложения по модернизации процессов документооборота.
  3. Получать от коллег и руководителей информацию, необходимую для нормального функционирования системы обработки документов.
  4. Сообщать руководителям и коллегам о выявленных недоработках в системах документооборота компании.
  5. Требовать от непосредственных руководителей соблюдения трудовых норм в соответствии с действующим законодательством и данной инструкцией.

Ответственность

Делопроизводитель может быть привлечен к ответственности на следующих основаниях:

  1. За ненадлежащее исполнение функций, определенных данной инструкцией, в границах, определенных положениями трудового законодательства.
  2. За раскрытие конфиденциальной информации, утрату и хищение документов в пределах соответствующих норм законодательства.
  3. За совершенные на рабочем месте правонарушения — в соответствии с положениями соответствующего законодательства.
  4. За нарушение внутренних норм по трудовому распорядку, безопасности и хранению документов — в соответствии с положениями законодательства и соответствующих положений компании.
Читайте также  Требования к доверенности от физического лица

Необходимость должностной инструкции делопроизводителя

Данный документ регулирует основные моменты взаимоотношений специалиста с руководителями и коллегами. Для самого делопроизводителя документ служит основой выполнения им своих функциональных обязанностей. Для руководителей инструкция дает ориентир по взаимодействию со специалистом в рабочем процессе. Для обеих сторон инструкция выполняет важную профилактическую роль, позволяя на ранних подступах гасить потенциальные конфликтные ситуации.

Принципы должностной инструкции

Единая форма этого документа как в целом, так и для делопроизводителя отсутствует. Есть рекомендованные профессиональным стандартом № 276н, утвержденным в 2015 году, требования к навыкам делопроизводителя, но большая часть содержания инструкции дается на усмотрение работодателя. Поэтому организации обладают большими возможностями подстраивать положения данного документа под себя, в соответствии с отраслевой спецификой, размерами и другими моментами. Тем не менее существуют определенные стандарты составления данного документа. Считается, что в него должны в обязательном порядке входить 4 раздела:

  • Общие положения — тут дается целостная характеристика положения специалиста.
  • Обязанности — тут прописывают функции делопроизводителя.
  • Права — дается перечень прав специалиста.
  • Ответственность — в общем виде дается перечень основания для привлечения к ответственности.

К данным разделам руководители могут добавлять и некоторые другие. Обычно добавляют пункт об условиях труда. Можно добавить и пункт, где детально описаны должностные связи.

Сама инструкция составляется по принципу: один экземпляр для одного специалиста. Каждая инструкция должна для вступления в силу быть заверена собственноручной подписью делопроизводителя, а также руководителя и ответственного служащего.

Составление должностной инструкции

Документ желательно печатать на стандартном бланке компании. Соответственно, правая часть сверху отводится для данных о компании и руководителе. Далее по центру пишется наименование документа. Что касается самого содержания разделов, то оно расписано ниже.

Общие положения

В первую очередь, здесь прописывают:

  • категорию, к которой относится делопроизводитель;
  • требования по квалификации;
  • кому он подчиняется;
  • кто его должен заменить в случае необходимости.

Обязательным является перечень навыков и знаний, набором которых должен обладать делопроизводитель.

Важно! Перечень знаний соответствует потребностям каждой конкретной организации и не является стандартным.

Обязанности

Именно на основании данного раздела и строится повседневная деятельность делопроизводителя. Поэтому необходимо четко прописать функции сотрудника, не обременяя его и, с другой стороны, не забывая включать сюда ключевые рабочие обязанности.

Важно! Если делопроизводителей несколько, то рекомендуется не дублировать обязанности, а четко их прописать для каждого работника.

Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих

Ектс делопроизводитель требования к квалификации

(утв. постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 31 января 1985 г. N 31/3-30) (с изменениями от 12 октября 1987 г., 18 декабря 1989 г., 15 мая, 22 июня, 18 декабря 1990 г., 24 декабря 1992 г., 11 февраля, 19 июля 1993 г., 29 июня 1995 г., 1 июня 1998 г., 17 мая 2001 г., 31 июля 2007 г., 20 октября 2008 г., 17 апреля 2009 г.)

  • Раздел. Профессии рабочих, общие для всех отраслей народного хозяйства

(утв. постановлением Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 6 декабря 1983 г. N 283/24-82) (с изменениями от 3 октября, 26 декабря 1988 г., 11 ноября, 19, 25 декабря 1996 г., 28 мая 1997 г., 8, 29 июня 1998 г., 11 ноября 2008 г.)

  • Раздел. Железнодорожный транспорт и метрополитен

(Утратил действие. Разделы: «Гидролизное производство и переработка сульфитных щелоков. Ацетонобутиловое производство. Производство лимонной и виннокаменной кислот. Производство дрожжей» перенесены в ЕТКС выпуск №29)

(Утратил действие. Раздел: «Производство медикаментов, витаминов, медицинских, бактерийных и биологических препаратов и материалов» перенесён в ЕТКС выпуск №29)

(Утратил действие. Раздел: «Химико-фотографическое производство» перенесён в ЕТКС выпуск №32)

(Утратил действие. Раздел: «Производство асбестовых технических изделий» перенесён в ЕТКС выпуск №36)

(Утратил действие. Раздел: «Производство изделий из коры пробкового дерева» перенесён в ЕТКС выпуск №37)

Читайте также  Общие требования к использованию дезинфицирующих средств

(Утратил действие. Раздел: «Производство строительных материалов» перенесён в ЕТКС выпуск №40)

ЕТКС 2020 рабочих профессий — это единый тарифно-квалификационный справочник, в нем указаны квалификационные требования. Используется для тарификации, аттестации, при разработке должностных инструкций и для других целей, речь о которых пойдет в статье.

Многие инструменты управления кадрами советского времени актуальны и сейчас, хотя некоторые из нормативных документов морально устарели, принцип их построения и применения может использоваться вполне успешно, особенно это касается производства и народного хозяйства. Нередко в речи кадровиков встречаются фразы «ЕТКС-2020», «справочник 2020 рабочих профессий». Различные списки, классификаторы, перечни квалификационных требований — в их составление вложено много труда, это обширный материал и он заслуживает внимания. Разберемся, что понимается под ЕТКС.

Что такое ЕТКС и для чего он нужен

Этот документ представляет собой перечень должностей с квалификационными требованиями к рабочим, которые их занимают. ЕТКС 2020 рабочих профессий используется при определении квалификации рабочего, присвоении разрядов, проведении аттестаций. Аббревиатура расшифровывается как Единый тарифно-квалификационный справочник.

Это достаточно объемный документ, основные части которого изначально были утверждены постановлениями Правительства еще в советское время, в 80-х годах. С тех пор он много раз перерабатывался и редактировался. В версии, существующей на настоящий момент, 72 выпуска, которые поделены на разделы. В них должности объединены по какому-либо признаку: виду деятельности, отрасли народного хозяйства, где они применяются.

Для чего нужен:

  • для тарификации. То есть в соответствии с ним можно определить сложность работ, выполняемых работником и, в том числе, для установления ставки заработной платы;
  • для проведения аттестации и определения, соответствует ли работник занимаемой должности и квалификационным требованиям. Обычно с учетом этого документа разрабатываются должностные инструкции;
  • для определения правильного наименования конкретной должности. С этим нередко возникают сложности у руководителей, не имеющих специальных знаний;
  • для разработки программ курсов повышения квалификации.

Как пользоваться справочником

Разобраться в том, как построен Единый тарифно-квалификационный справочник 2020 профессий рабочих, и как им пользоваться, несложно. Зная нужный выпуск и раздел, их можно выбрать из перечня. Кроме того, можно искать просто по наименованиям выпусков: они дают четкое представление о включенных должностях и квалификационных требованиях.

Далее выберите конкретное наименование из списка и перейдите к описанию квалификационных показателей. Сюда включаются:

  • общая характеристика выполняемых трудящимся обязанностей, какие функции на него возлагаются;
  • описание компетенций сотрудника, занимающего подобную должность.

Для каждой профессии указаны разряды, то есть специалист 1-го разряда более квалифицирован и делает более сложную работу.

Если сложно сориентироваться в перечне выпусков, для поиска нужного классификатора воспользуйтесь инструментом поиска вверху страницы:

  1. Введите название должности.
  2. Нажмите кнопку «Поиск».

Результатом поиска будет список подходящих профессий, включающий вписанное в поле поиска слово.

Обязателен ли к применению

Возникает вопрос: обязателен ли сейчас тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, 2020 г.? Ответ дан в Трудовом кодексе РФ: статья 143 определяет принципы тарифной системы оплаты труда. Общий принцип, установленный ТК РФ, таков: чем сложнее обязанности, тем выше оплата. Установлено, что тарификация и присвоение разрядов проводятся на основании Единого тарифного квалификационного справочника или с учетом профессиональных стандартов.

Еткс или профессиональный стандарт

Как указано в ТК РФ, Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих применяется наряду с профессиональными стандартами. Работодатель вправе сам решать, какой из указанных документов использовать.

При оформлении трудового договора и трудовой книжки, иных документов и справок о трудовой деятельности важно прописывать наименование занимаемой должности в точном соответствии с указанными нормативными документами. Это важно, потому что если она входит в список 1 или 2 или для таких работников установлены какие-либо льготы, например, при выходе на пенсию, наименования надо применять точно, как в справочнике или профессиональном стандарте, в противном случае Пенсионный фонд может отказать в зачислении этого периода деятельности в специальный стаж, и придется его доказывать в суде.

Читайте также  Требования к пульту управления кран балки

Источник: https://ppt.ru/classifier/etks

Должностная инструкция делопроизводителя

Ектс делопроизводитель требования к квалификации

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции делопроизводителя, образец 2020 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий начальным профессиональны мобразованием без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция делопроизводителя выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать делопроизводитель. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. Делопроизводителем принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Делопроизводитель должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

— законодательством РФ,

— Уставом организации,

— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно __________ (заведующему канцелярией, директору организации, начальнику отдела, др.)

6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Делопроизводитель:

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

9. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

10. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

11. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

12. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

— по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения трудовых обязанностей.

3. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих трудовых обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция делопроизводителя — образец 2020 года. Должностные обязанности делопроизводителя, права делопроизводителя, ответственность делопроизводителя.

Источник: https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaya-instruktsiya-deloproizvoditelya